Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización: 9 de marzo de 2026

1. Introducción

2. Responsable del tratamiento

Para los efectos de la presente política, el responsable del tratamiento de los datos personales es:

Razón social

SEPPSA FUMIESPECIAL S.A.S.

Nombre comercial

Seppsa Fumiespecial

NIT

802014694-1

Dirección

Calle 69 # 46-39, Barranquilla, Colombia

Correo electrónico

contacto@seppsa.com

Teléfono

320 543 8324

Sitio web

seppsa.com

3. Datos que recolectamos

SEPPSA únicamente recolecta los datos personales que el titular suministra de manera voluntaria al interactuar con nuestros canales de atención. No recopilamos información sensible sin consentimiento previo y expreso. Los datos pueden incluir:

4. Finalidad del tratamiento

Los datos personales recolectados son utilizados por SEPPSA con fines comerciales, operativos y de gestión humana relacionados con su actividad. En particular, los datos pueden ser tratados para:

• Atender solicitudes de cotización, asesoría y agendamiento de visitas técnicas.
• Gestionar, ejecutar y dar seguimiento a los servicios de manejo de plagas, higiene industrial, protección ambiental y demás servicios contratados.
• Enviar recordatorios de visitas programadas, reportes técnicos, certificados y comunicaciones operativas asociadas a los servicios.
• Brindar soporte, atención al cliente y gestión de quejas, reclamos o solicitudes.
• Realizar facturación, cobranza y cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
• Informar al titular sobre novedades, promociones, nuevos servicios o contenidos relacionados con la actividad de SEPPSA, siempre que el titular no haya manifestado su negativa.
• Adelantar procesos de selección: recibir y organizar hojas de vida, compararlas con los requisitos de la vacante y contactar a los aspirantes.
• Cumplir con obligaciones legales, regulatorias y de las autoridades competentes.

5. Uso de la información y proveedores tecnológicos

6. Uso de la API de WhatsApp Business

7. Tiempo de retención de los datos

• Clientes y proveedores: durante la relación y, después, por los términos legales, contables, tributarios y contractuales aplicables; como criterio general, hasta diez (10) años para los soportes que deban conservarse.
• Aspirantes no vinculados: hasta un (1) año después de finalizar el proceso, salvo que el titular autorice conservar su hoja de vida por un plazo adicional.
• Trabajadores y contratistas: durante la relación y por los periodos exigidos por las normas laborales, de seguridad social, contables y de seguridad y salud en el trabajo.
• Comunicaciones comerciales: hasta la revocatoria, la supresión procedente o el cumplimiento del periodo interno de depuración.
• Imagen autorizada: durante la relación y para los usos consentidos. Al terminar o revocarse se suspenden los usos nuevos y se gestiona el retiro razonable de los canales controlados por SEPPSA.
• Videovigilancia: máximo ordinario de treinta (30) días calendario, salvo incidente, investigación o requerimiento legal.
• Incidentes y solicitudes de titulares: durante el tiempo necesario para demostrar la gestión y cumplir los términos legales y de defensa.

Cuando el titular revoque su autorización y no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información, esta será suprimida de forma segura de nuestros sistemas.

8. Derechos del titular (Ley 1581 de 2012)

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 de la República de Colombia, todo titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SEPPSA.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar consultas, peticiones, quejas y reclamos ante SEPPSA.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión (borrado) de sus datos cuando proceda.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• No responder preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad cuando el tratamiento no sea obligatorio.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite correspondiente ante SEPPSA.

Para ejercer cualquiera de estos derechos —incluida la revocatoria de la autorización y la solicitud de supresión—, el titular, su causahabiente o su apoderado debe enviar una comunicación al correo contacto@seppsa.com, o radicarla en la sede principal, indicando la fecha de la solicitud, copia del documento de identificación, una descripción clara de lo solicitado y una dirección y teléfono de contacto para la notificación. Si actúa un representante, debe adjuntar el documento autenticado que acredite la representación.

SEPPSA atiende las solicitudes en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:

• Consultas: se resuelven en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuera posible, se informará al titular antes del vencimiento y la respuesta no superará los cinco (5) días hábiles siguientes a ese plazo.
• Reclamos: se resuelven en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al de su recibo. Si no fuera posible, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes.
• Reclamos incompletos: el titular podrá subsanarlos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Transcurridos dos (2) meses sin que aporte la información, se entenderá que ha desistido.
• Reclamos que no son competencia de SEPPSA: se informará al interesado dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incorporará la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que sea decidido.

9. Seguridad de la información

10. Otros tratamientos descritos en el manual

Además de los canales digitales, el manual MGG-001 describe otros tratamientos que SEPPSA realiza y que pueden afectar a quien visita sus instalaciones o mantiene una relación con la empresa:

• Videovigilancia: cámaras para proteger a las personas, los bienes, la información y las instalaciones, con avisos visibles antes de entrar a la zona monitoreada. No hay reconocimiento facial ni identificación biométrica, no se instalan cámaras en baños ni vestidores y no se graba audio.
• Datos sensibles: su tratamiento se limita a los casos necesarios y legalmente permitidos, con consentimiento expreso e informando siempre que responder es facultativo. Ningún servicio se condiciona a entregarlos cuando no son indispensables.
• Datos de niños, niñas y adolescentes: su tratamiento es excepcional y con protección reforzada. La autorización la otorga su representante legal y solo se recolecta lo estrictamente necesario.
• Imagen y voz: su uso institucional o comercial requiere una autorización específica, separada y voluntaria, que puede revocarse para usos futuros.

11. Contacto y ejercicio de derechos

Para consultas, reclamos o ejercicio de los derechos descritos, el titular puede contactar al área responsable del tratamiento de datos personales de SEPPSA a través de los siguientes canales:

Responsable

SEPPSA FUMIESPECIAL S.A.S.

Correo electrónico

contacto@seppsa.com

Dirección

Calle 69 # 46-39, Barranquilla, Colombia

Teléfono

320 543 8324

12. Cambios a esta política

13. Manual completo de protección de datos

Esta página resume la política aplicable a los canales digitales de SEPPSA. El documento corporativo completo —principios, categorías de datos y titulares, finalidades por tipo de relación, datos sensibles y de menores, uso de imagen, transmisión a proveedores tecnológicos, seguridad e incidentes, videovigilancia y conservación— está disponible a continuación.